MANUAL COMPLETO · OPERAÇÃO E GOVERNANÇA

Da preparação da safra à rastreabilidade do lote.

1. Ordem recomendada de implantação

  1. Cadastre fazendas e confira área total, município, UF e documentos.
  2. Divida cada unidade em talhões; a soma não pode superar a área da fazenda.
  3. Abra a safra, informe cultura, janela, produtividade, preço-alvo e teto orçamentário.
  4. Associe talhões à safra, com variedade, área e datas de plantio.
  5. Cadastre pessoas, papéis e o escopo das fazendas que cada uma pode acessar.
  6. Cadastre insumos, lotes, equipamentos e componentes do orçamento.
  7. Somente depois emita ordens de campo.

2. Planejamento e orçamento

  1. Em Planejamento, crie a safra e suas alocações por talhão.
  2. Em Custos e orçamento, use “Orçar componente” para sementes, fertilizantes, defensivos, máquinas, mão de obra, combustível, terceiros, manutenção e encargos.
  3. Use a mesma unidade do coeficiente técnico: kg/ha, L/ha, SC/ha, h/ha ou dia-homem/ha.
  4. O centro de comando compara o planejado e o realizado por natureza e por talhão.

O cenário deve ser aprovado antes da execução. Alterações relevantes devem permanecer justificadas na auditoria.

3. Insumos e estoque rastreável

  1. Cadastre o insumo e informe categoria, unidade, custo padrão e estoque mínimo.
  2. Para defensivos controlados, informe registro, intervalo de reentrada e carência.
  3. Receba cada lote separadamente com fabricação, validade, armazém, documento de origem, quantidade e custo.
  4. Nunca corrija saldo apagando registros; faça movimento de ajuste com justificativa.
  5. Lotes bloqueados, vencidos ou sem saldo não podem ser consumidos em ordens.

O razão de movimentos é imutável. A conclusão de uma ordem baixa o lote selecionado e forma o custo real automaticamente.

4. Ordens de campo

  1. Crie a ordem selecionando talhão/safra, operação, data, área, equipe e equipamento.
  2. Em aplicações, selecione insumo, lote, dose e unidade. Produto controlado exige agrônomo e número do receituário.
  3. Um gestor ou agrônomo autorizado deve Aprovar a ordem.
  4. O operador usa Iniciar quando a equipe realmente entra no campo.
  5. Na conclusão, informe área executada, horas de máquina e mão de obra, combustível e clima.
  6. O sistema rejeita área acima da tolerância, estoque insuficiente, lote bloqueado e conclusão fora da sequência.

5. Monitoramento fitossanitário

  1. Registre a inspeção no talhão com data, ameaça, incidência, severidade e coordenadas.
  2. Inclua a recomendação técnica. Situações críticas devem originar uma ordem priorizada.
  3. Marque como resolvida apenas após verificar o resultado no campo.

Pragas, doenças, plantas daninhas e deficiência nutricional permanecem no histórico da safra.

6. Colheita e genealogia

  1. Registre origem, data, pesos bruto e líquido, unidade, umidade, classificação e destino.
  2. Informe comprador e documento quando houver comercialização direta.
  3. O AgroLink gera um código de rastreabilidade único.
  4. Em “Abrir genealogia”, confira fazenda, talhão, safra, variedade, operações, responsáveis e insumos aplicados.

Não misture lotes sem um processo formal de beneficiamento: a genealogia deve permitir voltar do comprador ao talhão.

7. Máquinas e custos operacionais

  1. Cadastre horímetro, custo/hora, consumo de combustível e próximo marco de manutenção.
  2. Ao concluir a ordem, as horas são adicionadas ao horímetro e multiplicadas pelo custo operacional.
  3. Equipamento indisponível não inicia nova ordem.
  4. Quando a leitura alcançar o marco de manutenção, programe a parada antes de novas alocações críticas.

8. Papéis e política de acesso

Use escopo por fazenda quando uma pessoa não deva enxergar todo o grupo.

9. Caixa fiscal A1, manifestação e compras

  1. Em Caixa fiscal A1, envie o certificado A1 (.pfx/.p12), informe a senha, CPF/CNPJ, código IBGE da UF e ambiente.
  2. O AgroLink valida titularidade, vigência e chave privada, cifra o certificado e nunca devolve a senha ou o arquivo pela API.
  3. A coleta consulta o Ambiente Nacional pelo último NSU, preserva a sequência e evita documentos duplicados.
  4. Se desejar automação integral, habilite Ciência da Operação automática. A ciência libera o XML completo, mas não confirma a compra.
  5. Use Manifestar para confirmação, desconhecimento ou operação não realizada. Essas opções são conclusivas e nunca são escolhidas automaticamente.
  6. Operação não realizada exige justificativa. Todos os eventos são assinados pelo A1, transmitidos e preservados com protocolo e retorno.
  7. NF-e completas entram em Compras e NF-e; concilie os itens e use Escriturar entrada.
  8. A escrituração atualiza lotes, razão de estoque e parcelas em Contas a pagar.

A importação manual permanece apenas como contingência. Restrinja a permissão “Manifestar documentos fiscais” às pessoas responsáveis pela decisão fiscal.

10. Contratos, vendas e contas a receber

  1. Cadastre o cliente com CPF/CNPJ, inscrição estadual e endereço fiscal.
  2. Crie o contrato vinculando cliente, safra, commodity, volume, unidade, preço, vigência, entrega e condição de pagamento.
  3. Abra o pedido e selecione um lote colhido. Venda sem contrato exige preço unitário informado no pedido.
  4. Ao Aprovar, o AgroLink valida safra, unidade, saldo contratual e saldo físico, reservando a quantidade.
  5. Ao Expedir, a reserva vira quantidade vendida e nasce uma conta a receber. A operação é idempotente e não duplica títulos.
  6. Em Contas a receber, registre recebimentos parciais ou totais com referência bancária.
  7. Consulte entradas, saídas, compromissos e saldo projetado em Fluxo de caixa.

Cancelar pedido aprovado libera reserva física e saldo contratual. Pedido já expedido não pode ser cancelado. Liquidações financeiras geram movimentos imutáveis no razão de caixa.

11. Configurador administrativo

  1. Acesse Governança → Configurador com um perfil autorizado.
  2. Defina tamanho, complexidade, validade, histórico, tentativas, bloqueio e duração das sessões.
  3. Crie perfis personalizados selecionando apenas as permissões necessárias à função.
  4. Em Pessoas e acessos, associe o perfil e limite fazendas quando necessário.
  5. Revise a auditoria após mudanças sensíveis.

Separe as permissões de cadastrar vendas, aprovar/expedir pedidos, consultar recebíveis e liquidar valores.

12. Auditoria e fechamento

  1. Revise ordens abertas, ameaças, estoques mínimos e manutenção no centro de comando.
  2. Compare orçamento e realizado antes de encerrar o mês.
  3. Analise custo por hectare e desvio por componente.
  4. Revise compras, vendas, títulos vencidos e o saldo projetado de caixa.
  5. Consulte a auditoria por pessoa, ação e entidade diante de qualquer divergência.

Movimentos de estoque, custos, manifestações e caixa não podem ser alterados ou apagados.

13. NF-e de saída, DANFE e expedição

  1. Complete o endereço fiscal do cliente: inscrição estadual, indicador de contribuinte, código IBGE, CEP, logradouro, número e bairro.
  2. Em NF-e de saída, cadastre cada estabelecimento emitente em homologação. A série e o próximo número são controlados por estabelecimento e ambiente.
  3. Cadastre o perfil tributário da commodity com NCM, natureza da operação, CFOP, ICMS, PIS, COFINS, CST e classificação IBS/CBS.
  4. Gere a pré-emissão usando um pedido aprovado e use Validar. Todos os lotes devem pertencer ao mesmo estabelecimento.
  5. Somente documento sem pendências pode ser numerado. A numeração usa trava transacional, nunca reaproveita número e gera chave com dígito verificador.
  6. Use Autorizar homologação. O AgroLink gera o XML 4.00, valida no schema oficial PL_010b NT2025.002 v1.30, assina com o A1 e transmite por mTLS.
  7. Se a SEFAZ devolver recibo em processamento, use Consultar recibo. Quando cStat 100/150 for recebido, protocolo e XML processado ficam preservados.
  8. Use XML para baixar o nfeProc e DANFE para gerar o documento auxiliar A4 com chave em CODE-128C, protocolo, paginação e marca de homologação.
  9. A expedição do pedido permanece bloqueada até existir NF-e autorizada com protocolo. Assim, estoque, venda e contas a receber só avançam depois da autorização fiscal.

A emissão usa America/Sao_Paulo (-03:00). Nesta fase, a transmissão está habilitada apenas para GO em homologação; produção permanece bloqueada deliberadamente. O DANFE não substitui a NF-e e sua validade depende da autorização preservada no XML.

14. Fiscal e continuidade

A coleta, manifestação, escrituração, autorização e expedição compartilham uma base rastreável e segregada por permissão. O próximo ciclo amplia os autorizadores por UF e implementa contingência operacional; depois virão MDF-e, LCDPR, mapas avançados e sincronização offline.

15. Catálogo técnico agronômico

  1. Cadastre primeiro a cultura com código, nome científico e ciclo médio.
  2. Cadastre cultivares vinculadas à cultura, informando tecnologia, grupo de maturidade e eventos genéticos.
  3. Cadastre ingredientes ativos com grupo químico e classes toxicológica e ambiental.
  4. Crie a recomendação vinculando produto, cultura, ingrediente, alvo, finalidade e modo de aplicação.
  5. Informe faixa mínima e máxima de dose, unidade, carência, intervalo de reentrada e EPIs obrigatórios.

Use a recomendação como referência técnica, nunca como substituta do receituário agronômico. Somente perfis com permissão de manutenção podem alterar o catálogo; toda inclusão fica registrada na auditoria.

16. Estrutura organizacional multiunidade

  1. Cadastre a empresa legal com razão social, documento, inscrição estadual e regime tributário.
  2. Crie as unidades e informe tipo, município, UF e fuso horário IANA. Para operações brasileiras, use America/Sao_Paulo.
  3. Vincule fazendas e armazéns à unidade responsável; indique se cada armazém controla estoque próprio, de terceiros ou ambos.
  4. Cadastre centros de custo hierárquicos e equipes para separar responsabilidade, orçamento e resultado.
  5. Cadastre conversões somente quando houver relação física comprovada. O fator multiplica a origem para obter a unidade de destino.

Cadastros antigos continuam funcionando sem vínculo durante a transição. Novos vínculos são validados dentro da organização e toda inclusão é auditada.

17. Planejamento e apontamentos parciais

  1. Na ordem de campo, planeje área, horas-máquina, mão de obra, combustível, equipamento e doses por hectare.
  2. Aprove e inicie a ordem antes de registrar o primeiro retorno.
  3. Use Apontar execução para cada turno, equipe, carga ou trecho executado. Informe uma referência única, data, área, horas, combustível e condições climáticas.
  4. O AgroLink acumula a área e os recursos, baixa o lote de cada insumo e forma custos por apontamento.
  5. Marque Encerrar a ordem somente no último retorno. Até lá, a ordem permanece em execução e mostra seu percentual físico.

A referência única torna o envio idempotente: uma repetição causada por internet instável retorna o lançamento já gravado sem duplicar consumo, horímetro ou custo. A área acumulada respeita a tolerância operacional de 5%.

18. Modelos e plano anual de operações

  1. Em Plano anual, cadastre modelos reutilizáveis com operação, prioridade, coeficientes por hectare, volume de aplicação e insumos.
  2. Programe o modelo para um talhão da safra, informando janela, área, equipe, equipamento e responsável.
  3. Em aplicações controladas, informe obrigatoriamente o responsável técnico e o receituário.
  4. Revise as horas, combustível, volume e custo projetado calculados automaticamente.
  5. Use Liberar ordem. O AgroLink procura um lote FEFO suficiente, cria a ordem e preserva os coeficientes como fotografia do planejamento.

A liberação é idempotente e nunca cria duas ordens para o mesmo plano. Sem lote disponível, vínculo organizacional válido ou documentação técnica, o plano permanece bloqueado para correção.

19. Colheita, balança e romaneio

  1. Crie a ordem de colheita informando talhão, armazém estruturado, área, produtividade estimada, equipe e equipamento.
  2. Um responsável com alçada deve autorizar a ordem.
  3. Registre as duas pesagens com referência única, veículo, motorista e horários completos. A interface envia o fuso -03:00.
  4. Classifique umidade, impurezas, avariados e quebrados; informe separadamente cada percentual de desconto.
  5. Revise o peso aceito e gere o romaneio. Marque a última carga para encerrar a ordem.

O peso líquido da balança alimenta o livro físico; o peso aceito após descontos alimenta o livro comercial; o livro fiscal permanece zerado até o documento fiscal correspondente. Reenvios de pesagem e romaneio são idempotentes.

20. Originação de grãos

  1. Cadastre uma entidade por CPF/CNPJ. Pessoa jurídica pode ser consultada na base pública pelo CNPJ; confira os dados antes de salvar. Marque seus papéis: cliente, fornecedor, transportador e/ou corretor.
  2. Em cada entidade, cadastre quantos estabelecimentos forem necessários: matriz, filiais, fazendas, inscrições e locais de entrega. Um CPF pode possuir várias fazendas e inscrições sem duplicar a pessoa.
  3. Crie contratos de compra ou venda, vinculando entidade, estabelecimento, safra, uma commodity permitida, armazém, modalidade, preço, volume, unidade, tolerância, janela, frete, condição e data de pagamento, garantia, corretagem e prioridade de apropriação.
  4. O corretor precisa estar previamente cadastrado com esse papel. Contratos em rascunho podem ser visualizados e editados; após a aprovação, alterações devem ocorrer por aditivo.
  5. Contratos fixos exigem preço. Contratos a fixar ou por fórmula exigem prazo de fixação. Barter e empréstimo exigem garantia formal. Um perfil com alçada deve aprovar antes da execução.
  6. Em Fixar, registre referência única, volume, bolsa, vencimento futuro, preço futuro, basis, prêmio, câmbio, ajustes e preço final.
  7. Antes da carga, use Autorizar carga. Vincule contrato e armazém, defina quantidade, janela de validade, placa, motorista e transportador. A autorização precisa ser aprovada e seu saldo é consumido pelo romaneio.
  8. Use Novo romaneio para entrada ou saída. A operação determina automaticamente a direção e filtra somente contratos ativos e compatíveis de compra ou venda.
  9. Ao selecionar um contrato, entidade, estabelecimento, armazém e commodity são preenchidos e protegidos contra alteração. Com pesagem, informe bruto e tara; o peso líquido será calculado automaticamente.
  10. Sem pesagem, informe as quantidades física, comercial e fiscal. Indique obrigatoriamente se o documento usa formulário próprio. Desmarque “movimenta estoque físico” somente para operação fiscal. Data/hora é transmitida com -03:00.
  11. Uma carga pode ser apropriada em um contrato, dividida manualmente entre vários ou distribuída automaticamente por prioridade, vencimento e saldo. O sistema valida entidade, commodity, armazém, janela, direção e tolerância.
  12. O ciclo do romaneio é rascunho → efetivado → confirmado. Salvar nunca efetiva automaticamente. O cancelamento exige alçada e justificativa, gera compensação e mantém a auditoria.
  13. Use Aditivo para mudar volume, tolerância, janela ou prazo. A mudança só produz efeito depois de nova aprovação.

Entidade e estabelecimento permanecem separados para consolidar a posição 360 sem perder a inscrição operacional. Referências são idempotentes; os saldos físico, comercial e fiscal não são artificialmente misturados; nenhuma reversão apaga o fato original.

21. Logística doméstica de grãos

  1. Em Logística de grãos, crie a solicitação informando contrato opcional, commodity, volume, origem, destino, janela de coleta, limite de entrega, modalidade e veículo necessário.
  2. Libere a solicitação para cotação. Somente entidades ativas com papel de transportadora podem apresentar proposta.
  3. Registre preço por tonelada, prazo de trânsito e validade. O sistema calcula o custo total e apresenta propostas comparáveis.
  4. Um usuário com alçada seleciona a proposta. As demais são rejeitadas e uma ordem de frete é criada com quantidade e preço contratados.
  5. Agende uma ou várias cargas contra o saldo da ordem. Informe data/hora em -03:00, quantidade, placa, motorista e, quando aplicável, autorização logística.
  6. Acompanhe obrigatoriamente a sequência agendada → check-in → carregando → expedida → entregue. A entrega atualiza capacidade realizada e conclui a ordem quando atingir o volume contratado.
  7. Até o carregamento, o agendamento pode ser cancelado com justificativa e a capacidade é devolvida. Depois da expedição, registre ocorrência; não apague a viagem.

O sistema impede sobrecontratação, agenda fora da janela, transportadora não habilitada, cotação vencida, salto de etapas e consumo superior à autorização logística.

22. Recebimento e conciliação de CT-e

  1. Configure o certificado A1 na Caixa fiscal. O mesmo cofre protegido atende a distribuição de NF-e e CT-e, mas cada documento mantém cursor NSU independente.
  2. Em Logística de grãos, use Sincronizar CT-e. O sistema consulta o Ambiente Nacional, respeita o último NSU e o intervalo de consumo indevido.
  3. CT-e completos autorizados são armazenados com XML original, chave, protocolo, emitente, destinatário, rota, peso e valor do frete.
  4. Quando vinculado a uma ordem ou carga, o sistema compara CNPJ da transportadora, peso e valor. Diferenças ficam como Divergentes; não são aprovadas silenciosamente.
  5. Use o link XML para auditoria ou escrituração externa. Reconsultas da mesma chave são idempotentes.

A importação manual existe como contingência de API. A operação normal é a distribuição automática com certificado A1. Emissão e eventos próprios do CT-e constituem o próximo ciclo fiscal.